Регистрация ипотечных сделок выполняется органами, осуществляющими государственную регистрацию прав на недвижимое имущество и сделок с ним, которые вносят соответствующую запись в ЕГРН. Эту процедуру проводят, руководствуясь Федеральным законом «О государственной регистрации недвижимости» и Федеральным законом «Об ипотеке (залоге недвижимости)».

Так как недвижимость является главным предметом ипотеки, то государственная регистрация проводится по месту ее нахождения. При проведении регистрации ипотеки в силу закона или по договору, стороны подают заявление на проведение таких действий. Органы Росрееста проводят регистрацию ипотеки в силу закона без уплаты государственной пошлины.  Ипотека должна быть зарегистрирована в течение пяти рабочих дней с даты приема или поступления в орган регистрации прав заявления на осуществление государственной регистрации ипотеки и необходимых для ее регистрации документов. Датой осуществления госрегистрации сделок с ипотекой считают тот день, когда была внесена соответствующая запись в Единый государственный реестр недвижимости. Записи совершаются по очереди в зависимости от даты, когда поступили документы, необходимы для проведения данной процедуры, с учетом установленных сроков проведения регистрационных действий.

Публичность регистрации дает возможность заинтересованному лицу получать выписку из ЕГРН, выдаваемую органами Росреестра, в которой содержится информация о том, есть ли запись об ипотеке имущества или иные ограничения (обременения) прав. Госрегистрация может быть приостановлена на срок до устранения причин, послуживших основанием для принятия решения о приостановлении, но не более чем на три месяца. Также орган, который проводит регистрацию, может потребовать проверить подлинность предоставленных документов или устранить недостатки его оформления.

Если заявитель не выполнил все требования в определенный строк, орган регистрации принимает решение об отказе в государственной регистрации. При принятии решения об отказе в государственной регистрации прав заявителю направляется по указанному в заявлении о государственной регистрации прав адресу сообщение о причинах отказа, послужившие основанием для принятия такого решения.

Основные сведения, которые должна содержать запись в ЕГРН: информация о залогодержателе, предмет ипотеки, сумма обязательств. Копия договора об ипотеке хранится в архиве органа, который занимается вопросами регистрации. Стороны имеют право обжаловать в судовом порядке неправомерные действия регистрационных органов, если считают, что их права были нарушены. Если ипотека прекращена, то запись в ЕГРН погашается. Соответственно – закладная, если она выпускалась, аннулируется.